انبارگردانی چیست؟ استفاده از فناوری برای جلوگیری از کاهش موجودی

1403/08/20 - خواندن 9 دقیقه - نویسنده: علیرضا همتی

اگر فروشگاه یا کسب وکاری با محصولات فیزیکی داشته باشید، احتمالاً کلمه انبارگردانی را شنیده‌اید. با این حال اینکه انبارگردانی دقیقاً چیست، چه انواعی دارد، چگونه باید اجرا شود و فناوری‌های جدید چگونه می‌توانند در این مسیر به شما کمک کنند، نکاتی است که بسیاری از آن غافل هستند. ما تلاش کردیم در این مقاله به صورت کامل و دقیق این موارد را با ذکر مثال توضیح دهیم تا بتوانید به دید خوبی در این زمینه برسید. با ما همراه باشید.

انبارگردانی چیست؟

به بررسی فیزیکی و آنالیز سطح و کیفیت موجودی کالاهایی که در کسب وکار نگهداری می‌شود، انبارگردانی می‌گویند. تمامی مغایرت‌ها و مشکلات در موجودی در این فرآیند مشخص می‌شود و یکی از فرآیندهای مهم در خرده فروشی‌ها محسوب می‌شود. به انبارگردانی، شمارش موجودی یا بررسی موجودی هم می‌گویند.

کسب وکارهای خرده فروشی مخصوصاً هایپرمارکت‌ها نیاز جدی به این روند دارند زیرا به دلیل حجم زیاد محصولات باید به دقت به موجودی‌های خود مسلط باشند. دلیل‌های متعددی مانند دزدی یا از بین رفتن وجود دارد که موجب از بین رفتن یا نبود محصول می‌شود.

این کار بیشتر از اینکه مراحل سختی داشته باشد، نیاز به صرف زمان و حتی در برخی از اوقات تعطیل کردن فروشگاه را دارد. زیرا در برخی از انبارگردانی‌ها نیاز است تا هیچ محصولی در زمان انجام این فرآیند به فروش نرسد. در طول این فرآیند شما باید محصولات موجود در قفسه‌ها و انبار را شمارش کنید و مغایرت‌ها را مودر بررسی قرار دهید. شما با این کار می‌توانید خسارات ایجاد شده برای کسب وکار به موجب دزدی و نگهداری بد محصولات چه مقدار بوده است.

چرا انبارگردانی مهم است؟

این فرآیند یکی از حیاتی‌ترین بخش‌ها برای کسب وکارهایی است که محصول فیزیکی می‌فروشند. انبارگردانی قابل اعتمادترین روش برای اطمینان از سطح موجودی محصولات در کسب و کار است و درک دقیقی از وضعیت کسب وکار به مدیران می‌دهد. این مسئله به مدیران کمک می‌کند تا بهینه‌ترین مسیر را برای فروش، خرید یا تولید محصولات اتخاذ کنند. از طرفی به شما کمک می‌کند تا خدمات بهتری را به مشتریان ارائه دهید و به موقع کمبودهای هر محصول را مرتفع کنید.

یکی دیگر از دلایل اجرای روند انبارگردانی، فهمیدن مشکل و مغایرت موجودی‌هاست. اگر شما مشکل زیادی در زمینه میزان موجودی محصولات دارید باید این موضوع را شناسایی کنید. این مسئله ممکن است ضربه‌ی بزرگی به کسب وکار وارد کند و مدیران اگر بررسی موجودی را انجام ندهند، شاید حتی متوجه وجود مشکل نشوند. با این حال با انبارگردانی شما می‌توانید مشکلاتی مانند سرقت و خرابی محصولات را با سرعت بالا متوجه شوید و جلوی ضرر بیشتر کسب وکار را بگیرید.

دلیل دیگر هم کمبود محصول و نارضایتی مشتریان است. در صورتی که نتوانید مدیریت موجودی محصولات را به درستی انجام دهید، ممکن است مشتریان زیادی را از دست بدهید. این اتفاقات مخصوصاً در خرده‌فروشی‌هایی مانند هایپرمارکت‌ها زیاد اتفاق می‌افتد. محصولات به دلیل عدم موجودی در فروشگاه وجود ندارد و مشتریانی که تجربه خرید خوبی را به دست نمی‌آورند. شما باید به عنوان مدیر با مدیریت انبار درست و انبارگردانی حرفه‌ای بتوانید به سرعت محصولات را موجود کنید و به مشتریان خدمات بهتری بدهید.

هدف از انبارگردانی چیست؟

یکی از مهمترین اهداف به دست آوردن نرخ انقباض موجودی است. این نرخ به شما نشان می‌دهد که چقدر از موجودی‌های شما از دست رفته است. با تقسیم میزان از دست رفته از موجودی به مقدار موجودی که باید داشته باشید، این عدد به دست می‌آید. به کمک این نرخ شما می‌توانید بفهمید که آیا با کاهش موجودی خارج از عرف مواجه هستید یا خیر.

نرخ انقباض موجودی نسبت به صنعت و کسب و کار می‌تواند متفاوت باشد ولی به طور کلی بهتر است این عدد بین ۱ تا ۳ درصد باشد و عددی بیشتر از آن موجب نگرانی است. به طور مثال برای خرده فروشی‌ها بین ۱.۸ تا ۲.۸ درصد مورد قبول است.

اگر این عدد قابل قبول نباشد و بیش از میانگین حوزه فروش شما باشد، باید عوامل مختلف را بسنجید و آن را تا حد مناسبی کاهش دهید. اگر دزدی‌ها زیاد شده باید چاره‌ای برای امنیت خود بیاندیشید و اگر محصولات از بین می‌روند برای انبارداری و نحوه خرید محصول خود مسیر بهتری را انتخاب کنید.

انواع انبارگردانی

شما می‌توانید با توجه به حساسیت‌ها و مشکلاتی که در کسب وکار مشاهده می‌کنید، ۴ نوع انبارگردانی را انتخاب کنید. این کار علاوه بر درگیر کردن نیروهای کسب وکار، وقت و انرژی زیادی از شما می‌گیرد. به همین دلیل باید با توجه به موارد مختلف تعدادی از موارد زیر را انتخاب کنید. با این حال از بالا به پایین اهمیت اجرای فرآیند کاهش پیدا می‌کند و فقط در مواردی خاص اتفاق می‌افتد.

سالانه

این نوع، مهمترین نوع انبارگردانی است که می‌توان گفت تمامی فروشگاه‌های بزرگ و کوچک باید آن را اجرایی کنند. برای بررسی موجودی در این روش باید یک سال صبر کرد. هر سال تمامی موجودی‌های کسب وکار به صورت دقیق شمارش می‌شود و به این صورت شما می‌توانید به نرخ انقباض موجودی خود برسید. اگر در فروشگاه‌های مختلف دقت کرده باشید در یک زمان مشخص یک یا دو روز به دلیل انبارگردانی سالانه تعطیل هستند و این مسئله به آنها کمک می‌کند، درست بودن مسیر حرکت خود را بفهمند. بیشتر افراد وقتی می‌پرسند انبارگردانی چیست، افراد در پاسخ انبارگردانی سالانه را توضیح می‌دهند زیرا بیشترین موردی که اجرایی می‌شود این نوع است.

دوره‌ای

شما در برخی از کسب وکارها نیاز دارید به صورت هرچندماه یکبار یا سالانه دوبار کار انبارگردانی را انجام دهید. در برخی از کسب وکار و موقعیت‌ها شما نیاز دارید انبارگردانی تمامی فروشگاه را چندبار انجام دهید. البته بیشتر فروشگاه‌ها انبارگردانی سالانه را اجرایی می‌کنند ولی برخی از فروشگاه‌ها علاوه بر آن به صورت دوره‌ای هم این کار را انجام می‌دهند. این موضوع مخصوصاً برای فروشگاه‌هایی که خود تولیدی هستند الزامی به نظر می‌رسد. دلیل این موضوع به دست آوردن دقیق موجودی‌ها و تولید محصولات جدید است. به طور مثال با توجه به اینکه صنعت پوشاک محصولاتی فصلی دارند، در بسیاری از اوقات به صورت ۲بار در سال انبارگردانی انجام می‌دهند.

مستمر

برخی از محصولات و بخش‌ها نیاز دارند که به صورت هفتگی یا حتی ماهانه، شمارش موجودی شوند. دلیل این موضوع حساسیت محصول، امکان خرابی یا سرقت بیش از حد آن محصول است. شما باید به صورت دقیق و در زمان‌های کوتاه شمارش موجودی انجام دهید تا مشکلات را با سرعت بسیار بالا شناسایی کنید. اگر در انبارگردانی سالانه شما پس از یکسال مشکل را پیدا می‌کنید، در این روش شما می‌توانید در بخش‌هایی به صورت هفتگی یا ماهیانه متوجه آن مشکلات بشوید. ضعف این روش هم عدم امکان اجرای آن برای همه‌ی بخش‌هاست. شما نمی‌توانید به دقتی که در روش سالانه وجود دارد، تمامی محصولات و بخش‌ها را مورد بررسی قرار دهید.

چک‌های نقطه‌ای

اگر در محصولی یا بخشی از محصولات متوجه اختلاف در سطح موجودی می‌شوید می‌توانید در آن بخش شمارش موجودی انجام دهید. این مسئله کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکل به سرعت، آن را برطرف کنید. ممکن است در بخش‌ها و زمان‌های مختلف این نوع انجام شود. روند بسیار کوتاهی دارد و به سرعت می‌توان به جواب آن رسید. این موضوع می‌تواند موجب راحتی مشتریان شود و اجازه کمبود موجودی در بخش‌های خاص نشود.

مزایا و چالش‌های انبارگردانی

شمارش موجودی‌ها مزایای بسیار زیادی برای کسب وکارها دارد ولی در کنار آن چالش‌هایی هم برای آنها ایجاد می‌کند. برای اینکه بدانیم انبارگردانی چیست، باید به صورت کامل از مزایا و چالش‌های آن باخبر باشیم. مزیت‌های انبارگردانی شامل موارد زیر است:

• سطوح موجودی انبار و قفسه‌ها را مشخص می‌کند.
• بهینه‌سازی زنجیره‌ی تامین بر اساس موجودی‌ها
• درک دقیق از مشکلات در بخش‌های مختلف انبار یا فروشگاه
• پاکسازی و مشخص شدن وضعیت انبار و قفسه‌ها
• جلوگیری از دزدی و انقباض بیش از حد موجودی
• ایجاد فضاها و ایده‌های بهتر برای ارائه موجودی‌ها و فروش بیشتر

به طور کلی اجرای انبارگردانی برای هر کسب وکاری با محصولات فیزیکی اهمیت بالایی دارد. اما با این حال اگر تحلیل دیتاها و تصمیم‌گیری‌های درست انجام نگیرد، این روند ناقص اجرا شده است. شما باید با توجه به دیتاها تصمیمات درست و دقیقی اتخاذ کنید که بتوانید رشد بیشتری را با کمک انبارگردانی تجربه کنید. این فرآیند برای کسب وکارها چالش‌هایی را ایجاد می‌کند که باید آنها را هم مدنظر قرار داد که شامل موارد زیر هستند:

• خطاهای انسانی در شمارش محصول
• کمبود نیرو برای شمارش سریع محصولات
• دشواری بالا در شمارش مخصوصاً اقلام کوچک و زیاد
• توقف فعالیت انبار و فروشگاه به هنگام انبارگردانی و سردرگم شدن مشتریان
• مدیریت نادرست داده‌ها و گزارش‌های فرآیند

هرچقدر شما دقیق کار کنید باز هم مشکلات و خطاهایی در این فرآیند وجود دارد. ما در بخش انتهایی راه‌حل‌هایی مربوط به استفاده از فناوری و هوش مصنوعی در این زمینه ارائه کرده‌ایم.

چگونه انبارگردانی را اجرایی کنیم؟

به عنوان مدیر کسب وکار یا فروشگاه باید مراحلی را با دقت طی کنید تا کمترین مشکل برای سازمان و مشتریان شما ایجاد شود. این ۶ قدم به شما کمک می‌کند که علاوه بر کاهش مشکلات، مزایای آن را به حداکثر برسانید و بتوانید از این فرآیند بیشترین استفاده را بکنید.

۱- برنامه ریزی برای انبارگردانی

در بسیاری از کسب وکارها انبارگردانی از حدود چند ماه قبل از اجرا آغاز می‌شود. با تعیین روز و برنامه‌ریزی در زمینه اجرا آغاز می‌شود. در این روند بهتر است مشتریان و کارمندان زودتر از اجرا باخبر شوند و از این موضوع مطلع باشند (این موضوع در مورد انبارگردانی سالانه و دوره‌ای صدق می‌کند). باید سعی کنید روزی را انتخاب کنید که بتوانید با کمترین آسیب به کسب وکار و مشتریان کار خود را پیش ببرید. هم‌چنین باید برنامه داشته باشید که قبل از اجرای فرآیند کارهای تمیزکاری و فعالیت‌های لازم برای شروع انجام شود.

۲- توجیه افراد و آماده سازی تجهیزات

باید در جلسات توجیه کارمندان را نسبت به فرآیند توجیه کرده و حتی وظایف افراد را مشخص کنید. این مسئله کمک می‌کند تا کارمندان نسبت به اجرای فرآیند آگاه باشند و حتی ایده‌ها و کمک‌های بیشتری بکنند. از طرفی امکانات و تجهیزاتی که برای این کار نیاز دارید را جمع‌آوری و بررسی کنید. تجهیزات باید دقیق و درست کار کنند تا در مدت کوتاه اجرای فرآیند شما را با مشکل روبه رو نکنند.

۳- محصولات خود را به صورت دقیق شمارش کنید.

مهم‌ترین بخش شمارش دقیق موجودی است. سعی کنید در این مرحله فضایی آرام برای کارمندان ایجاد کنید تا با کمترین خطا بتوانید فرآیند را اجرایی کنید. هم‌چنین سعی کنید تا جای ممکن از نفرات بیشتر استفاده کنید تا فشار زیادی به افراد وارد نشود. این مرحله باید انجام شده و مغایرت‌ها به دست بیاید. بیشتر افراد وقتی سوال انبارگردانی چیست را می‌شنوند، می‌دانند که این مرحله اهمیت بسیار بالایی دارد.

۴- موجودی‌های مغایر را دوباره بشمارید.

پس از به دست آمدن مغایرت‌ها، این بخش‌ها را دوباره شمارش کنید. بهتر است فردی دیگر غیر از فردی که شمارش اولیه را در آن بخش انجام داده، این بخش را اجرایی کند. بهتر است با دقت بالاتری این شمارش دوباره انجام بگیرد تا نسبت به اختلاف موجودی مطمئن شوید.

۵- موجودی را به روز کنید.

اگر مغایرت تایید شد، باید موجودی خود را به روز کنید. با بروزرسانی موجودی‌ها کار شمارش به پایان می‌رسد. سپس با توجه به مغایرت‌ها باید نرخ انقباض موجودی را در بخش‌های مختلف به دست بیاورید. پس از این مرحله شما می‌توانید دوباره فروش را آغاز کرده و به روال گذشته برگردید.

۶- مشکلات و خلاها را پیدا کنید.

پس از پایان مراحل شمارش و بروزرسانی باید داده‌ها را بررسی کرده و با توجه به آن مشکلات و معضل‌ها را شناسایی کنید. اگر از نرخ انقباض خود راضی نیستید، باید روندها و مراحل را مورد بررسی قرار دهید. شما می‌توانید به کمک موارد مختلف و ابتکارات خلاقانه، این نرخ را کاهش دهید. فناوری‌های جدید و هوش مصنوعی هم می‌تواند کمک بسیار زیادی به این مسیر بکند که در ادامه آنها را بررسی کردیم.

چگونه نرخ انقباض موجودی را کاهش دهیم؟

همیشه یکی از دغدغه‌های مهم مدیران کاهش موجودی‌ها و از بین رفتن آنهاست. دزدی، فروش بالاتر از سطح انتظار، آسیب دیدن کالاها، گذشتن تاریخ مصرف و تغییر فصلی تقاضا جز مواردی است که باید روی آن دقت بسیار بالایی داشت. در بسیاری از این موارد شما می‌توانید با استفاده از سامانه‌های حرفه‌ای کار خود را بهبود ببخشید. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت موجودی، مخصوصاً در زمینه FMCG (کالاهای تند مصرف) نظم خوبی ایجاد کنید. با این حال شما اگر از داده‌ها استفاده نکنید و تحلیل درستی نداشته باشید، با مشکلات زیادی روبه رو خواهید بود. شما می‌توانید با سامانه‌های تحلیل کلان داده مانند سامانه تحلیل مشتریان، میزان فروش آینده و وضعیت کلی فروشگاه را تخمین بزنید. با این کار علاوه بر از بین نرفتن محصولات، فروش بیشتری را هم می‌توانید تجربه کنید.

در بحث دزدی از محصولات هم هوش مصنوعی می‌تواند بسیار کارساز باشد. شما می‌توانید به کمک سامانه‌های جلوگیری از دزدی فروشگاهی و فنس مجازی فضاهای بسیار امنی ایجاد کنید و جلوی دزدی از فروشگاه را بگیرید. هم‌چنین با توجه به اقدام محور بودن این نرم افزارها شما می‌توانید به سرعت متوجه ارتکاب جرم شده و به سرعت اقدام کنید. به کمک این موارد شما می‌توانید به سادگی نرخ انقباض موجودی را کاهش داده و وضعیت خود را بهبود ببخشید.

کاربرد هوش مصنوعی در انبارگردانی چیست؟

در بخش‌های مختلف انبارگردانی می‌توانید از هوش مصنوعی استفاده کنید. اینکه شما بدانید انبارگردانی چیست و چه مراحلی دارد، شروع استفاده از فناوری‌ها برای بهبود وضعیت است.

در بخش برنامه ریزی برای اجرای فرآیند شما می‌توانید از هوش مصنوعی و سامانه ترددشمار کمک بگیرید و بهترین زمان را برای این فعالیت انتخاب کنید. به کمک ترددشمار شما می‌توانید خلوت‌ترین روزها و زمان‌ها را پیدا کنید و کمترین آسیب را به مشتریان برسانید.

برای کاهش خطای در شمارش می‌توانید از پردازش تصویر استفاده کرده و علاوه بر شمارش انسانی، شمارش کامپیوتری را هم اضافه کنید تا کار سریع‌تر و دقیق‌تر اجرایی شود.

پس از شمارش هم می‌توانید به کمک کلان‌داده‌ها و اطلاعات به دست آمده از انبارگردانی، مشکلات را بررسی و تحلیل کنید و راه‌حل‌های مناسبی را از ساختارهای مختلف هوش مصنوعی دریافت کنید. در حال حاضر بسیاری از شرکت‌هایی که نرم افزار مدیریت انبار تولید می‌کنند به این سمت رفته‌اند و در آینده نزدیک بسیاری از کسب وکارها از آن بهره‌مند خواهند شد.